Llegó la Inspección del Trabajo: qué pasa, paso a paso

Nadie avisa. El fiscalizador de la Dirección del Trabajo se presenta en la empresa sin anuncio previo, y desde ese minuto todo lo que ocurre queda registrado en formularios con nombre y número. Lo que sigue es ese procedimiento tal como está descrito en el manual de fiscalización de la propia Dirección del Trabajo: qué te entregan primero, a quién entrevistan, qué documentos piden y en qué plazo, y qué caminos quedan abiertos cuando llega la multa. Son tres caminos, y tomar uno cierra los otros dos.

De dónde viene la visita

Una fiscalización nace de dos maneras. Por denuncia —de un trabajador, de un sindicato o de un tercero, presentada en oficina o por el sitio web— o de oficio, que puede ser un programa nacional o regional dirigido a un rubro, una fiscalización individual, o la refiscalización de una visita anterior para comprobar si se corrigió lo que se observó.

El origen importa por una razón práctica: cuando viene de una denuncia, el fiscalizador llega con una materia concreta que investigar y con los antecedentes de la empresa ya revisados, incluida su conducta laboral anterior. No está averiguando de qué se trata: está verificando algo.

La visita, además, tiene tres modalidades: presencial, semipresencial —parte en terreno y parte con documentos que se piden después— y a distancia, que ocurre entera por correo electrónico. En esta última, el plazo para responder el requerimiento es de dos días hábiles contados desde que se notifica el procedimiento. Es el plazo más corto de todo el proceso y el que más se pierde, porque se pierde sin que nadie golpee la puerta.

Los primeros diez minutos

El fiscalizador acredita su identidad con la credencial institucional y entrega, bajo firma, la Notificación de Inicio de Procedimiento de Fiscalización, el formulario FI-1. Ese documento fija la fecha de inicio y desde ahí corre todo lo demás.

El recorrido y las entrevistas

Lo primero es la inspección perceptiva: el fiscalizador recorre las instalaciones y constata por sus propios sentidos lo que ve, oye y mide. Ahí aparecen las infracciones que no dependen de ningún papel —una salida de emergencia bloqueada, un tablero eléctrico abierto, trabajadores en altura sin protección—.

Después vienen las entrevistas. El manual fija un mínimo de diez trabajadores, o todos si la empresa tiene menos de diez. Son individuales, quedan registradas en el formulario FI-2 y la identidad del denunciante se resguarda. Al empleador también se le entrevista y se le da la oportunidad de hacer sus descargos: el procedimiento es bilateral. Esa entrevista es la instancia para explicar qué se está haciendo y mostrar lo que existe, no para discutir con el fiscalizador.

Los documentos

En la modalidad presencial, la revisión documental se hace en el lugar y lo revisado queda anotado en el FI-2. En la semipresencial se entrega el Acta de Notificación de Requerimiento de Documentación y Citación, el formulario FI-4, con el plazo y el lugar donde hay que presentarlos. A distancia, el requerimiento va por correo con los dos días hábiles ya mencionados.

Lo que se pide en materia de seguridad y salud es bastante predecible:

• Contratos de trabajo, registro de asistencia y liquidaciones de remuneraciones
• Reglamento interno, con la constancia de entrega a cada trabajador
• Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos
• Programa de trabajo preventivo y su evaluación anual
• Plan de gestión, reducción y respuesta ante emergencias, con el registro del ensayo
• Registro de entrega de elementos de protección personal y de las capacitaciones en su uso
• Acta de constitución del comité paritario o la designación del delegado de seguridad, según la dotación
• Registro de la información de riesgos entregada a cada trabajador al momento de contratar

Y acá va una regla que conviene entender antes de que sea tarde: no presentar la documentación requerida, o no comparecer a la citación, es por sí solo motivo de multa, además de las infracciones de fondo que se constaten. El silencio no funciona como defensa; funciona como una infracción más.

El plazo de corrección, que es la bifurcación real

Cuando el fiscalizador constata una infracción, evalúa si corresponde otorgar un plazo de corrección en lugar de cursar la multa de inmediato. No es automático: se concede cuando el empleador se allana a lo constatado y se cumplen los requisitos del procedimiento, y después se verifica en terreno que efectivamente se corrigió.

Ese es el momento de mayor influencia que tiene una empresa en toda la fiscalización, y suele desperdiciarse discutiendo. Reconocer la falta y comprometerse a corregirla es, en la mayoría de los casos, mucho más barato que sostener que no existe.

La multa: cuándo se cursa y cuándo te enteras

Se cursa cuando no corresponde plazo de corrección, cuando el empleador no se allana, cuando la infracción persiste después de vencido el plazo, o cuando no se entregó la documentación ni se compareció. El fiscalizador confecciona un proyecto de resolución de multa graduando según la naturaleza de la infracción, los derechos afectados, cuántos trabajadores involucra y la conducta anterior del empleador.

La notificación llega al correo electrónico que la empresa tiene registrado ante la Dirección del Trabajo. Y acá está la trampa que hace perder plazos: no te notifican el día que lees el correo, sino el día que fija la ley.

El reloj parte ahí, esté o no abierto el correo. El Código del Trabajo obliga al empleador a mantener actualizada su casilla electrónica ante la Dirección del Trabajo, y no tenerla no evita la notificación: es una infracción adicional.

Tres caminos después de la multa, y elegir uno cierra los otros

1 · Reconsideración ante la Dirección del Trabajo

Se presenta en el portal Mi DT con Clave Única, o presencialmente en la Inspección, dentro de 30 días hábiles administrativos contados desde el día siguiente a la notificación. No exige abogado. Tiene dos resultados posibles: dejar sin efecto la multa cuando hubo un error de hecho manifiesto al aplicarla, o rebajarla cuando se acredita el cumplimiento íntegro de lo infringido.

La rebaja tiene piso fijado por ley: al menos 50%, y al menos 80% para la micro y la pequeña empresa, siempre que la infracción se corrija dentro de los quince días hábiles siguientes a la notificación. Los requisitos son tres y son excluyentes entre sí con lo demás: no haber reclamado judicialmente, no haber pagado la multa, y que sea el primer recurso administrativo por esa sanción.

2 · Sustituir la multa por un programa

Disponible para la micro y la pequeña empresa, que para estos efectos es la que tiene hasta 49 trabajadores, según los tramos del artículo 505 bis del Código del Trabajo. Tratándose de infracciones a normas de higiene y seguridad, la multa se sustituye por la incorporación a un programa de asistencia al cumplimiento, con apoyo técnico del organismo administrador de la Ley 16.744 —la mutualidad—, en el que se acredita la corrección de las faltas y la implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Para el resto de las infracciones, la vía equivalente es la asistencia obligatoria del titular o los representantes legales a programas de capacitación de la Dirección del Trabajo.

Se solicita dentro de los 30 días siguientes a la notificación de la resolución de multa y se puede usar una sola vez al año respecto del mismo código infraccional. Si el empleador no se incorpora al programa dentro de 60 días, la multa original vuelve aumentada hasta en un 25% de su valor.

3 · Reclamar ante el juez

La resolución que aplica la multa es reclamable ante el Juez de Letras del Trabajo dentro de quince días hábiles contados desde la notificación. Si la multa es igual o inferior a diez ingresos mínimos mensuales, la causa se tramita por procedimiento monitorio; si es superior, por el procedimiento de aplicación general. Esta vía sí requiere abogado.

Lo que se puede hacer antes de que llegue

Una fiscalización se gana o se pierde antes de que el fiscalizador toque el timbre, y casi todo lo que la mejora es gratis:

• Tener el correo actualizado en Mi DT y a alguien revisándolo. Es la diferencia entre enterarse el día uno y enterarse el día veinte.
• Designar quién atiende, con un reemplazo. No comparecer cuesta el plazo de corrección.
• Tener los documentos en una sola carpeta, física o digital, en el orden en que se piden. Buscar papeles delante del fiscalizador no es neutro: la conducta del empleador entra en la graduación de la multa.
• Saber qué falta antes que lo sepa la Inspección. Lo que no existe no se improvisa en dos días hábiles.

Ese último punto es exactamente lo que responde un diagnóstico: qué documentos tienes, cuáles están vencidos y cuáles no existen. Si quieres además dimensionar cuánto costaría la visita en tu caso, está el detalle en cuánto cuesta que te fiscalicen sin el D.S. 44 al día.

Preguntas frecuentes

¿Avisan antes de fiscalizar?

No. La fiscalización se inicia sin anuncio previo: el fiscalizador se presenta acreditando su identidad y entrega la Notificación de Inicio de Procedimiento de Fiscalización. Lo único que se avisa con antelación es el requerimiento de documentos en las modalidades semipresencial y a distancia, que llega con un plazo para presentarlos.

¿Puedo negarme a que entrevisten a mis trabajadores?

No. Las entrevistas son parte del procedimiento y el manual fija un mínimo de diez trabajadores, o todos si la empresa tiene menos de diez. Se hacen de forma individual y la identidad del denunciante se resguarda. Al empleador se le entrevista aparte y ahí puede hacer sus descargos.

¿Conviene reconocer la infracción o discutirla?

Cuando la falta existe, reconocerla suele ser más barato. El plazo de corrección se otorga cuando el empleador se allana a lo constatado y se cumplen los requisitos del procedimiento, y corregir dentro de los quince días hábiles siguientes a la notificación habilita además una rebaja de al menos 50 por ciento, o de al menos 80 por ciento en la micro y pequeña empresa.

¿Sirve pagar rápido la multa para que salga más barata?

Es al revés: pagarla cierra la puerta. Uno de los requisitos para pedir la reconsideración administrativa es no haber pagado la sanción, además de no haber reclamado judicialmente y de que sea el primer recurso administrativo por esa multa. Conviene decidir el camino antes de pagar, no después.

¿Necesito abogado para reclamar una multa?

Depende del camino. La reconsideración administrativa ante la Dirección del Trabajo se presenta en el portal Mi DT con Clave Única y no exige abogado, igual que la solicitud de sustitución por un programa de asistencia al cumplimiento. La reclamación judicial del artículo 503 del Código del Trabajo, ante el Juez de Letras del Trabajo, sí requiere representación letrada.